Forkæl din email Ligesom Snail Mail og gå væk med forandring

28-11-2017 Egon Troelsgaard
FONT SIZE :
fontsize_dec
fontsize_inc

E-mail er en konstant kamp for de fleste af os i disse dage. Det kommer i tykt og hurtigt og truer med at overvælde os, hvis vi tager selv et par dage væk fra vores indbakke. Er det bare mig, eller er der nogen andre tror, ​​at e-mail bliver den nye chef?

De fleste af os kan huske livet før e-mail, tilbage, når vi kun havde telefonen eller papir mail. Når e-mail kom i popularitet, havde vi et valg af hvordan vi brugte det. Vi kunne enten behandle det som telefonen og besvare det samme. Eller behandle det som papir mail og besvare det, når vi var klar, i partier. Mange af os har efterhånden, lidt efter lidt, faldet i den umiddelbare svar paradigme på bekostning af vores produktivitet, tilregnelighed og livsstil. Tænk over, hvordan du behandler snail mail i forhold til dine e-mail vaner og du vil se, hvad jeg mener. Det er her vi kommer i problemer.

Du har mere kontrol over hastigheden af ​​e-mail ind og ud af dit liv, end du kender. Prøv det ud i dag. Svar en e-mail i et udkast, og derefter vente en ekstra time, før du trykker på Send. Er verden gå i stå? Prøv at holde tilbage for et par timer eller en halv dag. Hvad der sker?

I de fleste tilfælde er det helt rimeligt at reagere på en angiveligt presserende e-mail en dag eller endda en uge senere. Sæt farten ned streamen og livet går videre. Ligesom tilbage i de gamle dage med snail mail, hvis folk forventer en langsom reaktion, så vil de arbejde med det.

Den hastighed, du besvarer en e-mail direkte bestemmer din samtalepartners opfattelse af, hvad der er normalt. Hvis du reagerer med det samme, så det er, hvad de vil forvente af dig. Hvis du svarer en dag senere, så vil de leve med, at så godt. Du laver en løkke for din egen hals, når man hele tiden forsøger at besvare e-mails med det samme. Før eller senere vil du opdage, at du bruger hele dagen e-mail og vil aldrig få noget andet gjort. Nu er det tid til gradvist at generobre en rutine og batch dine e-mails sammen for top produktivitet.

Indstil din rutine

Beslut hvad tid (eller tidspunkter) vil du beskæftige sig med e-mail hver dag. På det tidspunkt (forudsat du håndtere det en gang om dagen) vil du have de sidste 24 timer værd af e-mails, der venter på dig. Opsæt et effektivt system til at håndtere alle dine e-mails i et møde. Sorter, proces, handle og slette, indtil der er intet tilbage. Så slukker din e-mail. Nu hvor du har gjort dit emailing, kommer til at arbejde på hvad der ellers er vigtigt for dig. Opnå noget værdifuldt og ikke vende tilbage til e-mail, før din næste planlagte tidspunkt. Gentage processen. Ganske hurtigt, vil dine kontakter komme til at forstå, hvor hurtigt de kan forvente et svar fra dig. Hvis e-mail ikke er hurtig nok, vil de snart være på telefonen, men for de fleste ting, folk bare vente.

Dette er ikke løsningen for alle, men det er sikker hjælper mig. Blandeanlæg mine e-mails og kun beskæftiger sig med dem en gang om dagen sparer mig en masse tid og har frigjort min dag til at gøre, hvad der er vigtigt. Hvis nogen har brug for min opmærksomhed med det samme de kan få det, men de vil ikke få det ved at sende mig. Behandling e-mail som sneglen mail har revolutioneret min kommunikation uden at reducere min effektivitet. Hvorfor ikke give det en chance?