Hvordan ikke at kontrollere Email At Work

27-11-2017 Peter Muther
FONT SIZE :
fontsize_dec
fontsize_inc

Mere i dag end nogensinde, e-mail er en del af arbejdspladsen. I kontorer, endda hjemmekontorer, e-mail er et uundværligt værktøj, der giver mulighed for hurtig, afslappet og formel samtale.

Ved hjælp af e-mail effektivt er nøglen til produktivitet. Mere så, at bruge det så lidt som muligt på passende tidspunkter er nøglen. Her er hvordan du ikke bør tjekke din e-mail, mens du arbejder.

The Do Ej:

1. Kontroller mail første ting om morgenen

Kom godt i gang på arbejde først, så tjek post på et bestemt tidspunkt bagefter. Når du begynder med e-mail, det forplumrer din dag. Du har pludselig fået 10 ting at tænke på uden at have startet noget arbejde for dagen.

Rør ikke din e-mail før efter en time. kan overføres vigtige meddelelser, notater, møder osv, til dig af medarbejdere. Du vil være langt mere produktiv få en tidlig start på dit arbejde, før nogen distraktioner.

Aldrig Tjek din e-mail første eller sidste - [LifeDev]

2. Svar straks

Organiser hvad e-mails brug for handling og sætte en tid i dag til at svare på dem alle. Sjældent gør emails behøver påbegyndelse samme. Gem / organisere / stjerne de e-mails, du ønsker at besvare og sætte en tid til at håndtere dem senere.

Andre end at forhindre dig fra at bruge halvdelen og time kontrol og besvarelse og tænke besvare e-mails, vil dette også give dig lidt tid til at henkastet tænke over dine svar. Måske du beslutter, at du ikke engang behøver at svare på nogle.

Påfør GTD 2-minutters reglen, men halvere det. Hvis du kan skrive et svar på en e-mail i 1 minut eller mindre, derefter svare med det samme. Ellers lægge det væk for at svare senere.

Husk de 4 D's, når de beslutter, hvad de skal gøre med hver email.

  • 1. Slet det - Slet
  • 2. Gør det - svare, hvis under 1 minut
  • 3. Delegeret det - sende, hvis handlingsrettede for en anden
  • 4. Udskyd det - lagt væk [mappe / stjerne etc] til senere

3. Check personlige e-mails / blog statistik etc

Har et værk email eller filtrere personlig / arbejdskontaktpersoner så du kun modtager arbejdsrelaterede e-mails på arbejdet.

Du behøver ikke at håndtere personlige e-mails på arbejdspladsen. Hvis du kan lide at slappe af og kontrollere dem på din pause, så gør det, men lad det ikke påvirke din arbejdsgang. Hvis du ser en e-mail fra en ven blandt arbejde e-mails, vil det være svært at modstå læsning. Hold dem adskilt og organisere din tid.

Hvis du bruger din e-mail til personlige e-mails også, ligesom i denne NYTimes rapport, vil jeg foreslå at filtrere alt, hvad du kan, så arbejde ophold arbejde og leg bliver hjemme.

Brug Greasemonkey Filter assistent script til nemt at oprette filtre til e-mail-kontakter.

4. Få besked

Hvis du bruger Outlook eller en e-mail-klient, der giver mulighed for desktop / browser underretninger, slukke dem. Intet forstyrrer din arbejdsgang som e-mail-meddelelser dukker op.

Sæt gange for at kontrollere; måske to gange om dagen. Intersperse disse med dine svar tider. E-mail er ikke en levende samtale. Ingen forventer, at du svare lige efter de sender en igennem, vil folk begynde at forvente, dine e-mails på din udpegede svar-kun gange.

Dette tager disciplin, men gør underværker for at holde dig på sporet.

Hvis du bruger noget som Gmail Notifier, kan du deaktivere automatisk e-mail kontrol og kun tjekke e-mails manuelt.

5. Bruger en masse tid på at svare

E-mails er ikke romaner. De bør ikke selv være lange samtaler. Hold dine svar så kortfattet som muligt. Giv klare svar og ophold på punkt.

Hvis du modtager lange e-mails, gør dit bedste for at fremskynde læse så du ikke bruge mere end et par minutter på hver e-mail. Når du besvarer en lang e-mail, holde det ultra-korte. Brug dot point og gør det nemt for modtageren at svare med korte svar.

Prøv Time Tracker Firefox udvidelse for at spore tid brugt på e-mails. Den leveres med statistik og en alarm.

Do:

Oprette et system, der virker for dig.

Hvis du har brug konstante opdateringer af e-mails, og derefter holde meddelelser op. Måske finde en bedre måde at få disse opdateringer, ligesom gennem din mobiltelefon. Hvis din arbejdsplads har dårlige email praksis, eller du kan se en masse spildtid, tale med nogen om det.

Hvis du er en Gmail-bruger, komme ind i filtre og lære at bruge dem godt.

Sæt en tidsplan for at omfatte e-mail kontrol og besvarelse. E-mail skal gøre arbejdet hurtigere og mere produktiv.